檔案管理員兼工程技術部內勤職位說明（十二篇）

發(fā)布時間：2024-03-23 15:30:12 查看人數：16

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檔案管理員兼工程技術部內勤職位說明

第1篇檔案管理員兼工程技術部內勤職位說明

房地產檔案管理員(兼工程技術部內勤)職位說明

直接上司:工程技術部經理。

工作職權、責任與范圍說明書

對部門經理負責,與行政人事部檔案管理人員協調,負責本部門的檔案管理工作與內勤工作;

負責收集、整理、分類、保管全部的工程技術資料、記錄、文件、批文、圖紙、證件、計劃書、預算書、設計變更單等工程技術檔案;

負責部門的總務、打字、復印等內勤工作;

對工程技術檔案保管的安全完整性負責;對本部門內勤工作的及時合理性負責;

完成部門經理交辦的其他工作。

工作標準

全面、規(guī)范、準確、專業(yè)化;安全、迅速。

崗位、職位綜合素質、技能要求

熟悉工程技術圖紙、資料分類、保管及有關的施工手續(xù)流程;具有二年以上檔案管理工作經驗;熟悉計算機及其他現代辦公設備的使用;檔案管理、文秘、管理、建筑等相關專業(yè)大專以上學歷,初級以上職稱,年齡在35周歲以下。

第2篇車輛技術管理檔案

1、目的

為規(guī)范車輛維護與檢測，保持運輸車輛技術狀況的良好，保障車輛運輸安全，防止事故發(fā)生，結合公司實際情況，制定此制度。

2、適用范圍

適用于車輛的維護、保養(yǎng)和檢測。

3、責任

3.1 司機負責車輛的維護、保養(yǎng)和檢測的實施工作。

3.2 運行部和安技部負責監(jiān)督檢查。

4、內容與要求

4.1 運輸車輛實行擇優(yōu)選配、正確使用、定期檢測、強制維護、視情修理、適時更新和報廢的全過程綜合性管理。

4.2 車輛技術檔案管理

4.2.1 車輛技術檔案主要內容：車輛基本情況（車輛行駛證、合格證、車輛購置稅證、罐體合格證等證件的復印件）、主要部件更換情況、修理和二級維護記錄、技術等級評定記錄、車輛變更記錄、行駛里程記錄、交通事故記錄等。

4.2.2 車輛駕駛員要在每月25日前將車輛的月行程里程、保養(yǎng)維修、肇事情況上報公司。

4.2.3 車輛重要部件或證件如有改動，應將改動情況報公司登記備案。

4.2.4 技術檔案應認真填寫，記載及時、完整和準確，不得任意更改。

4.3 車輛維護

4.3.1 車輛維護執(zhí)行“定期檢測、預防為主、強制維護”的原則，目的是為了及時發(fā)現和消除故障隱患。

4.3.2 車輛的維護分為日常維護、一級維護、二級維護三個類別。日常維護由駕駛員負責執(zhí)行，一二級維護由專業(yè)維修工負責執(zhí)行。

4.3.3 日常維護：作業(yè)中心內容是清潔、補給和安全檢視。

4.3.3.1 駕駛員應堅持出車前、行車中和收車后檢視車輛的安全機構及部件連接緊固情況，發(fā)現問題和故障應采取措施及時予以排除，做好檢查登記記錄。

4.3.3.2 運行部對車輛日常維護實施情況進行檢查。

4.3.4 一級維護：主要內容除日常維護工作外，以清潔、潤換、緊固為主。堅持“三檢”，即堅持出車前、行車中和收車后檢視車輛的安全機構及各部件連接緊固情況；保持“四清”，即保持潤滑油、空氣、燃油濾清器和蓄電池的清潔；防止“四漏”，即防止漏水、漏油、漏氣和漏電。

4.3.5 二級維護：作業(yè)中心除一級維護作業(yè)外，以檢查、調整為主，并拆檢輪胎，進行輪胎換位。

4.3.5.1 貨物運輸車輛定期到具有二類以上維修資質的企業(yè)、汽車綜合性能檢測站進行二級維護，每季度進行一次。

4.3.5.2 擅自到非指定的維修企業(yè)和汽車綜合性能檢測站進行二級維護和檢測的將不予辦理二級維護備案卡的登記、簽章。

4.3.5.3 季節(jié)性維護結合二級維護進行。

4.3.6 駕駛員應掌握車輛的運行情況，根據車輛行駛里程和時間適時提出一、二級維護申報。同意后，到指定維修單位進行維護保養(yǎng)。

4.4 車輛維修

4.4.1 車輛維修執(zhí)行“視情修理”的原則，其目的是及時排除故障，恢復車輛技術性能。

4.5 車輛檢測

4.5.1 按規(guī)定參加交警、運管部門組織的檢測、年檢、年審。

4.5.2 每年定期進行貨運車輛檢測，車輛檢測結合車輛定期審驗的頻率一并進行。

4.5.3 車輛檢測診斷的主要內容主要包括：汽車的安全性（制動、側滑、轉向、燈光等）、可靠性（異響、磨損、變形、裂紋等）動力性（車速、加速能力、底盤輸出功率、發(fā)動機功率、扭矩和供給系狀況等）、經濟型（燃油消耗）及噪聲和廢氣排放等。

4.5.4 車輛在檢測中發(fā)現的故障應及時修理，并對故障原因進行分析，引發(fā)的事故屬維修質量或車輛駕駛人責任的按有關規(guī)定處理。

第3篇建筑公司檔案分類管理說明

建筑工程公司檔案分類管理說明

1文件檔案的管理:

1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函,文字記錄和業(yè)內資料等內容。

1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集,保管,整理和立卷,并定期交檔案室集中管理。

1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統(tǒng),文件書寫和載體材料必須耐保存,文件材料整理符合規(guī)范。

1.4 檔案資料如因特殊情況,需修改,復印,摘抄,涂改等,屬絕密或機密文件的必須由總經理審批,屬秘密文件的必須由公司主管領導審批,各部門保密文件由各部門部長審批。

1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成,手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。

1.6 文件檔案紙張的規(guī)格以a4紙為標準,特殊類型的紙張經整理后達到210mm*297mm尺寸標準。

2電子文檔的管理:

2.1 收集、積累要求:

■記錄了重要文件的主要修改過程,有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時,如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作,則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留,否則可根據實際條件或需要,確定是否保留。

■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時,要與紙質等文件之間,相互保證準確、可靠的標識關系。

■在'無紙化'計算機辦公或事物系統(tǒng)中產生的電子文件,應采取更嚴格的安全措施,保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份,存儲于光盤或移動硬盤類能夠脫機保存的載體上,并對有存檔價值的電子文件制作紙質拷貝件保留。

■用文字處理技術形成的電子文件,收集時應注明文件存儲格式和屬性。

■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件,如果采用非標準壓縮方法,則應將相關軟件一并收集。

■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件,收集時必須保證其對設備的依賴性,以及易修改性等問題,不可遺漏相關軟件和各種數據。

■用視頻設備獲得的動態(tài)圖象文件,收集時必須保證收集其壓縮

方法和軟件;用音頻設備獲得的文件,收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。

■由計算機多媒體技術制作的文件,其中包含前面所示的兩種以上的信息形式,收集時必須保證參數準確、數據完整。

■通用軟件產生的電子文件,收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件,收集時必須連同專用軟件一并收集。

■計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。

2.2 收集、積累方法:

■及時按照要求制作電子文件備份。

■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。

■電子文件登記表如果制成電子表格,應與備份文件一同保存,并附有紙張打印件。

2.3 歸檔要求:

■把帶有歸檔標識的電子文件集中,制成歸檔數據集,拷貝至耐久性的載體上,至少一式二套,一套封存保管,一套供查閱使用。必要時,復制第三套,異地保存。對于加密電子文件,則應解密后再完成上述工作。

■本標準推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。

■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標簽,標簽內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等信息。

■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上,如果是自行開發(fā)的應用軟件,也應將軟件及相關數據存在同一載體上。

■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔后,保留時間至少一年。

3聲像檔案的管理:

3.1 聲像資料的收集整理,原則上要保存聲像資料原件(底片),重要資料要附文字說明。

3.2 文字說明的編寫要求:

■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝制者)等。

■應能準確解釋檔案材料的內容,概括其反映的全部信息,標注項目正確齊全。

■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字說明。

3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。

3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤,應放在專用架內,嚴禁擠壓堆放,并避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。

3.5 原版聲像檔案一般不得借出檔案室,如有特殊需要,需由部門領導批準,方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將復制件外借使用。

第4篇物業(yè)檔案文件管理培訓內容

物業(yè)檔案文件管理培訓

1、發(fā)文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用

(1)函:與不相隸屬機關或本系統(tǒng)單位之間互相商洽和聯系工作,詢問和答復問題等用'函'。

(2)通告:在工作中可能出現或已經出現了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。

(3)通知:是'發(fā)現行政法規(guī)和規(guī)章,轉發(fā)上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執(zhí)行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。

(4)報告:向上級機關匯報工作,反映情況,提出建議,答復上級機關的詢問等用'報告'。

(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答復和批準事項時用'請示'。

2、如何收集物業(yè)管理的重要文件、法規(guī)及信息

(1)可從上級公司傳閱的文件、資料中收集;

(2)從政府相關部門下發(fā)的文件資料中整理收集;

(3)從物業(yè)管理協會會刊中收集;

(4)征訂有關物業(yè)管理的專業(yè)信息、刊物及法規(guī)匯編等資料;

(5)經常了解物業(yè)管理專業(yè)書籍的出版情況;

(6)保持與物業(yè)管理各政府業(yè)務主管部門的聯系,從中獲得物業(yè)管理的有關文件法規(guī);

(7)可從報刊、雜志等資料中收集。

3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什么

(1)嚴格檔案材料的收、發(fā)制度和借閱制度;

(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;

(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;

(4)檔案工作應統(tǒng)一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;

(5)檔案材料的收集和清理要便于公司及各部門的利用;

(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;

a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及范圍確定分類方法。

b、檔案分類項目一旦確定,要執(zhí)行到底,不因易人而變更。

c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據材料與類目的密切程度進行歸類。

(7)檔案材料的卷宗的處理:

a、對無主題的材料應擬定確切的標題;

b、所有歸檔材料均須編號,并按序號進行先后排列;

c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發(fā)文部門、標題、文號和日期;

(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。

(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,并按類上架進柜,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發(fā)生,要經常對檔案材料進行檢查。

4、物業(yè)管理應保存的基本材料有哪些

物業(yè)管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規(guī)章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業(yè)管理委托合同;物業(yè)管理各項分承包合同、協議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客戶/業(yè)主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據;各類經營證明、證件等。

第5篇 s物業(yè)檔案管理培訓

物業(yè)檔案是物業(yè)形成、變遷和管理工作中的歷史記錄。因此物業(yè)檔案管理是物業(yè)管理工作的重要組成部分。

物業(yè)檔案是指關于某物業(yè)所有的包括過去和現在的一切活動中所形成的,具有參考價值,應當歸檔保存的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

1、物業(yè)檔案的內容:

物業(yè)檔案的內容主要由物業(yè)設計施工圖、物業(yè)產權檔案和物業(yè)卡片三部分組成(簡稱圖、檔、卡)。此外,根據物業(yè)管理的工作需要所編制的各種帳冊和表格也屬于物業(yè)檔案資料的內容。

物業(yè)設計施工圖是一種反映物業(yè)現狀的圖紙,在物業(yè)大修或改建時,它們反映了物業(yè)的功能和結構等的變化情況,使之成為與物業(yè)的現狀相吻合的專業(yè)圖紙;是物業(yè)使用、保養(yǎng)、維修的重要依據。

物業(yè)管理公司可以通過圖紙了解物業(yè)的分布,占有、結構、面積、層數、建成年份以及各戶房屋與土地的權屬范圍和面積,了解物業(yè)使用、維修、改建后在結構與功能上的變化情況,為正確使用和維護物業(yè)提供了重要依據。

2、物業(yè)檔案的特點:

專業(yè)性、動態(tài)性、真實性、價值性、法律性。

3、物業(yè)管理檔案的要求:

物業(yè)檔案管理工作是一項動態(tài)性較強的管理工作,當物業(yè)的產權發(fā)生移動或房屋現狀因大修、改建等原因發(fā)生變化時,各種物業(yè)資料應及時進行變更異動,才能保證物業(yè)資料的準確、完整、真實、真正反映物業(yè)的狀況。為此,物業(yè)檔案管理要求做到規(guī)范化、科學化、經?；?。具體的要求是:

(1)收集資料要全面;

(2)整理資料要規(guī)范;

(3)保管資料要科學;

(4)變更資料要及時;

(5)使用資料要得當;

(6)統(tǒng)計資料要準確。

4、物業(yè)檔案的收集

收集的實質就是集中,收集工作是物業(yè)檔案管理工作的起點,是一個重要環(huán)節(jié)。物業(yè)檔案收集的要求是:

(1)納入計劃、明確責任;

(2)內容要齊全、完整、準確、翔實;

(3)形式要標準規(guī)范;

(4)載體要豐富。

5、物業(yè)檔案的整理

(1)物業(yè)檔案的整理要求:

整理工作就是將處于零亂狀態(tài)和需要進一步條理化的檔案進行基本的分類、組合、排列和編目,使之系統(tǒng)化。

要求做到:分類科學,組卷合理,排列有序,保管期限準確,裝訂整齊、牢固,案卷封面、脊背、卷內目錄和備考表(異動記錄)填制準確、字跡工整、圖樣清晰,載體和裝具質地優(yōu)良,便于保管和利用。

(2)設備檔案管理

設備的標識、建帳和資料的管理

①設備的標識:

所有設備實現單機懸掛《設備卡》,標識該機的編號、技術資料、責任人、運行狀況等。

②設備的建帳:

建立《機電設備臺帳》,臺帳內容包括:設備名稱、統(tǒng)一編號、型號、生產廠家、技術資料、保養(yǎng)人等。

③設備資料的歸檔:

每臺設備資料依次編入:每臺設備所涉及的設備檢查保養(yǎng)計劃表、設備檢查保養(yǎng)表、機電設備維修保養(yǎng)記錄表及說明書、合格證等。

第6篇建設股份公司會計檔案管理

某建設股份有限公司會計檔案管理

第一條為了加強會計檔案管理工作,建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴防毀損、散失和泄密,制定本制度。

第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映單位經濟業(yè)務的重要史料和證據。具體包括:

(一)會計憑證類:原始憑證,記賬憑證,匯總憑證,其他會計憑證。

(二)會計賬簿類:總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。

(三)財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務報告。

(四)其他類:銀行存款余額調節(jié)表,銀行對賬單,其他應當保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊。

第三條對于每年形成的會計檔案,財務部應按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可暫由會計機構保管一年,期滿之后,應由財務部編制移交清冊,移交公司檔案機構統(tǒng)一保管;若未設立檔案機構,應由財務部內部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案,原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案機構應當會同財務部和經辦人員共同拆封整理,以分清責任。

第四條公司保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要,經總經理批準,可以提供查閱或者復制,并辦理登記手續(xù),查閱或者復制會計檔案的人員,嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。

第五條會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。公司各類會計檔案的保管應當按照本制度附表所列期限執(zhí)行。

第六條保管期滿的會計檔案,除本制度第七條規(guī)定的情形外,可以按照以下程序銷毀:

(一)由本公司檔案機構會同財務部提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。

(二)總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

(三)銷毀會計檔案時,應當由檔案機構和財務部共同派員監(jiān)銷。

(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后,應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告總經理。

第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應當單獨抽出立卷,保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

第八條本公司若采用電子計算機進行會計核算,應當保存打印出的紙質會計檔案。

第九條部門之間交接會計檔案的,交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。

移交會計檔案的部門,應當編制會計檔案移交清冊,列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時,交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接,并由交接雙方的部門負責人負責監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

第十條本制度是公司《會計制度》的重要部分,由公司財務總監(jiān)制定,解釋權、修改權歸公司財務總監(jiān)。

第十一條本制度自 2002年1月1日起施行。

附表:

會計檔案保管期限表

序號檔案名稱保管期限備注

一會計憑證類

1原始憑證15年

2記賬憑證15年

3匯總憑證15年

二會計賬簿類

4總賬15年包括日記總賬。

5明細賬15年

6日記賬15年現金和銀行存款日記賬25年。

7固定資產卡片固定資產清理后保管5年。

8輔助賬簿15年

三財務報告類

9月、季度財務報告包括文字分析

10年度財務報告(決算)永久包括文字分析

四其他類

11會計移交清冊15年

12會計檔案保管清冊永久

13會計檔案銷毀清冊永久

14銀行余額調節(jié)表5年

15銀行對賬單5年

第7篇工程信息管理與施工技術檔案管理

1 互信息管理

項目設專人負責計劃、統(tǒng)計報表的編制與傳遞工作，由技術室內業(yè)工程師負責，根據工程實際及業(yè)主、監(jiān)理和上級主管部門的要求，按時編制和上報。

成立專門的信息反饋組織，該小組承擔本工程的測量任務信息傳遞工作，及時準確地向業(yè)主、監(jiān)理和設計提供施工進度報表、施工情況結果，使業(yè)主、監(jiān)理和設計能準確、及時地了解施工情況，及時協助施工單位解決施工中出現的問題，確保工程安全、快速、優(yōu)質地完成。

2 施工技術檔案管理

2．1技術檔案管理目標

（l）認真做好本工程施工的技術檔案工作，維護企業(yè)經濟利益、合法權益和歷史真實面貌。

（2）在工程施工階段，認真搞好竣工資料積累工作和檔案資料管理工作，以達到資料的真實性、準確性和完整性。

2．2技術檔案管理要求

（1）認真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案實施法》，做好技術檔案管理工作。

（2）建立以項目經理為第一貢任人、項目總工程師為負責人的技術檔案管理領導小組，選調具有檔案管理經驗的、經過專門培訓i的人員，進行技術檔案管理工作。

（3）歸檔的文件、材料要求字跡清楚，圖面整潔，不得使用褪色的書定材料書寫、繪制。

（4）按照國家檔案局有關規(guī)定做好資料的整理、裝訂等工作。

（5）確保工程施工中文件資料準確無誤，并及時做好竣工圖。凡歸檔的材料，都應做到完整準確、組眷合理、整潔美觀，有利于長期保存。

2．3技術檔案管理的主要內容

（l）業(yè)主及監(jiān)理工程師提供的有關工程圖紙、設計通知、會議紀要、技術聯系單及有關文件等一切有關材料。

（2）施工單位的施工組織措施、施工技術設計、技術聯系單、合同文本及各種有關的報表等。

（3）施工材料的質保書、工程驗收單、測量定位記錄等資料。

（4）工程竣工資料所需的竣工圖紙及工程概況、施工記錄、檢測記錄、驗收記錄、設計變更、重要文件、工程照片、錄像等資料。

2．4技術檔案管理人員的主要職責

（l）認真執(zhí)行國家有關檔案管理工作的規(guī)定和保密制度，確保檔案資料的開全，并努力使之清晰、整齊、清楚、不受污染。

（2）負責現有關技術檔案的接收、登記整理、匯編、歸檔等日常工作，科學地管理檔案。

（3）負責檔案材料的分發(fā)、借閱、催還、整理、統(tǒng)計等日常工作。

（4）努力學習黨和國家的方針政策，提高自己的思想覺悟，努力學習業(yè)務，不斷提高業(yè)務水平。

第8篇項目部文件、技術檔案管理

文件及技術檔案管理工作,是工程施工的延續(xù),但常常因項目經理部的解散、人員調動等原因而滯后,為了使本項目在該方面的管理工作上一個新臺階,同時為以后的工作提供依據,體現'重生產同樣重技術檔案管理'的方針,實現生產和內業(yè)雙豐收,特制定文件、技術檔案管理制度。

(1)文件及技術檔案管理的任務、意義

①文件及技術檔案管理的任務是

按照一定的原則和要求,系統(tǒng)地收集記述工程建設全過程中具有保存價值的用于指導施工的技術文件材料,并按歸檔制度加以分類整理,以便完工驗收后,完整地移交給有關技術檔案管理部門。

②文件及技術檔案管理的意義是

可以保證技術文件的完整性、正確性和及時性,組織有序的交流,及時滿足施工生產的需要,出了問題,有據可查,從而起到穩(wěn)定正常生產的作用。

(2)文件及技術檔案管理制度

①文件管理制度

施工過程中發(fā)生的往來文件,項目經理部應設專職人員,按照is09001:2000 的要求進行專門管理,并形成硬性規(guī)定,并由此建立文件管理制度。

②技術檔案管理制度

施工過程中產生的技術資料,項目經理部應設專職人員,按照is09001:2000 的要求進行專門管理,并形成制度貫徹落實。

(3)文件及技術檔案管理的方法

①文件管理方法

a、收集:主要是注意搞好日常文件的管理工作。

b、整理及編目:是在文件全面收集基礎上,對來文或發(fā)文進行科學地分類和有秩序地排列。分類應根據文件的行文類別區(qū)分。

同時按文件的收發(fā)時間編制目錄,該受控的要建立受控文件清單并加蓋受控章。

②技術檔案管理辦法

a、收集:由項目經理部工程管理部統(tǒng)一管理。

b、整理及編目:是在技術檔案材料全面收集基礎上,對技術檔案材料進行科學地分類和有秩序地排列。分類按技術檔案本身的自然形成規(guī)律進行。工程技術檔案分類,原則上按工程項目劃分,使同一項工程的技術檔案都集中在一起,以便能夠反映該項目工程的全貌。而每一類別下,又可按專業(yè)分為若干類。編目方針為能夠揭示技術檔案的內容和他們之間聯系,便于檢查。

(4)交工驗收及資料整理

①建立技術資料復核制,來源于施工過程中的資料,必須現場填寫且有人復核,決不允許一人一填到底,更不容許事后補填,且資料能夠反映工程實際。

②交工驗收資料的整理,要從工程施工一開始就著手抓,先化整為零,再化零為整。同時做到資料、圖紙和計量支付三者的統(tǒng)一。

③加強交工驗收及資料整理的管理工作,徹底根治此方面滯后的弊病。

(5)竣工資料整理、竣工圖繪制

①在交工資料的基礎上,進一步完善成竣工資料,摒棄持久戰(zhàn)。

②每一分項工程完成后,要隨即把施工中變更的部分用鉛筆描繪在原施工圖紙上,并注明變更的依據及日期等。

③把竣工資料的整理及竣工圖繪制與項目經理的業(yè)績掛鉤,作為獎罰的依據之一。

第9篇房地產工程技術檔案管理

房地產公司工程技術檔案管理

第一節(jié)目的

為了規(guī)范工程文件資料管理,明確工程中有關文件資料的范圍、接收、分發(fā)、回收、存檔的具體工作程序,劃分各部門的職責,確保各有關方均能及時獲得,順利進行工作,以利工程建設和竣工移交,特制定本資料管理制度。

第二節(jié)適用范圍

本管理制度適用于房地產開發(fā)項目的全過程(前期、中期、后期)。

第三節(jié)職責

1、負責本部門文件資料和工程圖紙資料的歸檔管理。

2、負責工程施工組織設計、施工方案、環(huán)境控制措施等文件的初審、督促實施,以及相關文件的歸檔管理。

3、負責項目建設中工程文件資料的收集、積累和完整、準確地掌握工程施工的情況,以及竣工資料的收集、整理。

4、管理好領用的工程文件,回收、整理、移交文件。

5、負責施工單位、監(jiān)理公司、質檢單位等的相關工程文件,進行回復、收集、歸檔。

6、負責本公司總工辦、施工單位等相關部門文件資料的收集、傳遞、回復、歸檔。

第四節(jié)管理內容及要求

一、文件資料的接收、分發(fā)

1、對施工方、監(jiān)理方、總工辦等相關單位或部門發(fā)送至我部門的文件資料進行整理、分類、歸檔。

2、將整理完畢的圖紙資料,經有關主管領導批準后按規(guī)定的份數分發(fā)至相關單位,并做好發(fā)放記錄。

二、標識、版本更新、設計變更

1、設計及材料、設備文件均應在每張圖上做明顯狀態(tài)標識,以確認是否為有效版本。

2、名稱相同的改版文件,如是整卷冊(整袋)改版的則在圖紙袋上加注版次,如是對前版文件某一張(某幾張、某一部分)進行改版的,要在文件袋上清楚的注明將前卷冊文件哪一張(哪幾張,哪一部分)作廢更換。

3、對于發(fā)送至工程部的設計變更通知單,工程部將對設計變更通知單分類、編號、登記。原件歸檔,同時按照有關要求發(fā)放給有關單位,并做好收發(fā)記錄。

三、圖紙資料的補遺和索賠

1、圖紙資料如遇交付清單不符或短缺,難以辯認等問題時,工程部應立即通知總工辦,由總工辦函告設計方限期補齊和更換。

2、如圖紙資料末按合同日期提供,工程部應及時上報公司相關部門,督促落實。

四、圖紙不符的處理

1、收到圖紙資料,如果認為該圖紙資料與工程項目不符不能執(zhí)行應注明原因,及時將圖紙資料送還總工辦。

2、如問題涉及甲供材料、設備制造廠商。工程部及時督促總工辦物資采購人員協調解決并負責與材料、設備廠商聯系處理。

五、對單位、分部(分項)工程的有關要求

1、工程部所有文件按單位工程或分部(分項)工程分類,并在工程的施工組織過程中不斷補充、完善。單位分部(分項)工程竣工驗收、分部試運前應組編完畢,并作為竣工、試運必要條件,不符合要求者不予驗收。

2、文件應齊全、規(guī)范、完整、符合要求,歸檔文件資料要字跡清晰,圖面整潔。編制文件資料應使用微機打印或黑墨水或藍黑墨水書寫。

3、在竣工后移交給有關單位和部門。有關人員對竣工資料的編制、整理、審核、交接、驗收等鑒定合格,檔案管理人員逐項檢查,全部合格后接收資料,由工程部保管,歸檔文件應為原件。

六、施工、調試文件的審查。

1、當施工方、調試方的施工專業(yè)文件資料、資質文件資料及工程合約等準備就緒時,應由施工方、調試方單位負責人或法人代表審核、蓋章(簽字)確定,資料文件上報交監(jiān)理方審核、確定后交工程部審核備案。

七、工程文件資料的借閱、復印

1、工程文件資料需要借閱時,應由借閱人填寫《工程文件資料借閱申請單》,經借閱人所屬部門或單位負責人核準,簽字確認,工程文件資料借閱'即借即還'不得將文件資料帶至文件資料借閱指定區(qū)域之外。

2、工程文件資料原則上不允許復印,因工程需要必須復印時,由當事人填寫《工程文件資料復印申請單》經借閱人所屬部門或單位負責人核準,簽字確認,方可復印。復印件按照受控文件控制要求執(zhí)行。

八、工程技術檔案資料編制要求

1、工程技術資料主要劃分為五類:

①工程質量保證資料;

②工程分部分項(觀感質量評定)評定資料;

③工程技術資料;

④施工管理資料;

⑤竣工資料(竣工圖)。

2、工程技術資料的編制,應隨施工進度反映工程質量。新工藝的實施,新結構的試驗,地基檢測,現場安全,文明施工,工程相關的照片,音像資料,能夠反映工程的實施情況。資料應按有關規(guī)定裝訂,每冊資料應有名稱、目錄、頁碼、說明,以便查找核實。凡引用復印資料必須有復印時間,日期,復印人簽字,復印單位的公章,并注明原件存放的位置和索引。

3、工程技術資料的編制流程:工程技術資料應采用國家統(tǒng)一的格式、表格。

對于工程質量保證資料、工程分部分項評定資料、工程技術資料,應先由施工單位按照相關規(guī)定編制、填寫,然后報監(jiān)理公司審核。監(jiān)理公司根據現場實際情況,對相關資料進行復核、確認,再由監(jiān)理公司向建設單位工程部申報。建設單位對監(jiān)理公司上報的工程技術資料進一步審核,根據資料的類型交相關負責人,包括總工辦(材料部、造價部)各專業(yè)工程師的核實、給予簽認,并留檔備查,同時復回監(jiān)理公司。對建設單位不須確認的工程資料,工程部存檔即可返回。

對于施工管理資料,工程竣工資料,施工單位應向監(jiān)理公司申報,經監(jiān)理公司審查后會同監(jiān)理公司的資料統(tǒng)一上報建設單位,建設單位統(tǒng)一審查、歸檔、移交社會檔案管理中心。

4、工程技術資料應隨施工進度同步收集、整理、整編,應做到齊全、準確、真實、可信,不得弄虛作假,對確認歸檔的資料,不得涂改、刪除、更換,工程資料由工程部專人負責。

九、工程部檔案資料入檔序目

1、工程招投標資料

a、招標文件 ;b、招標答疑;c、標外文件;d、商務標;e、技術標;

f、中標通知書

2、工程竣工資料由施工單位按當地檔案部門規(guī)定順序整理。如:前期資料及設計變更圖紙會審記錄(原件)、各種檢驗實驗資料、分部分項自檢資料、竣工驗收資料、竣工驗收備案表(原件)等。

3、竣工圖(有竣工圖章內容齊全)

4、竣工工程結算書(造價咨詢單位審查三家蓋章)

入檔的文件資料要按照有序、成卷、分類存放,便于查詢、有條件利用的原則進行保管。

十、工程部檔案資料的銷毀

工程部接收施工單位報來的竣工工程檔案資料,在本部存放時間為3年(從工程竣工備案之日起),期滿后由工程部綜合業(yè)務主辦人員辦理相關手續(xù),負責移交給綜合辦檔案室。