萬(wàn)科地產(chǎn)檔案資料管理細(xì)則

蔓科地產(chǎn)檔案資料管理細(xì)則

1、客戶(hù)資料管理要求

1.1準(zhǔn)確:產(chǎn)權(quán)來(lái)源清楚,證件手續(xù)齊備,符合法律法規(guī)政策,記錄與實(shí)際相符。

1.2完整:各種表冊(cè)項(xiàng)目無(wú)缺項(xiàng),各種證件、證明材料無(wú)遺漏。

1.3及時(shí):客戶(hù)資料隨產(chǎn)權(quán)的轉(zhuǎn)移變更,房屋、產(chǎn)權(quán)情況要經(jīng)常進(jìn)行更新,隨時(shí)反映發(fā)生了的產(chǎn)權(quán)情況,使之符合現(xiàn)狀。

2、存放與歸檔操作原則

2.1客戶(hù)在銷(xiāo)售現(xiàn)場(chǎng)簽訂樓宇認(rèn)購(gòu)書(shū)后并將其裝入檔案袋,按房號(hào)順序存放。

2.2簽署《房屋買(mǎi)賣(mài)合同》及其按揭手續(xù)辦理完畢后,將其補(bǔ)充協(xié)議、客戶(hù)身份證復(fù)印件和首期房款收據(jù)復(fù)印件,按照房屋棟號(hào)順序存放。

2.3客戶(hù)合同(房地產(chǎn)買(mǎi)賣(mài)合同及按揭合同)在當(dāng)?shù)胤慨a(chǎn)或國(guó)土局辦理登記完畢后,公司留一本買(mǎi)賣(mài)合同及按揭合同,連同上述資料一起正式歸檔。

3、文擋存放方式

為了使客戶(hù)資料更加便于查閱,防止丟失或破損;使出借,返還的管理變得容易;同時(shí)也便于保存、保密,營(yíng)銷(xiāo)公司將整理好的檔案按照項(xiàng)目和房號(hào)的順序,存放于檔案室并建立資料庫(kù)。

4、檔案收存基本要素

一份完整的客戶(hù)文擋,必須具備以下資料(按順序裝袋存放或創(chuàng)建電腦儲(chǔ)存檔案):

①認(rèn)購(gòu)書(shū)或認(rèn)購(gòu)登記表

②房屋買(mǎi)賣(mài)合同及補(bǔ)充協(xié)議

③銀行按揭合同

④合同外的補(bǔ)充協(xié)議

⑤特殊折扣審批表

⑥客戶(hù)身份證明文件(復(fù)印件)

⑦其他(更名、退換房資料)

5、檔案管理制度

5.1建立查閱、借閱登記制度:公司專(zhuān)業(yè)管理人員調(diào)檔查閱,必須由管理員統(tǒng)一進(jìn)行登記。外單位人員查閱文檔,必須出具公、檢、法工作人員證件及協(xié)助調(diào)查通知書(shū)。

5.2嚴(yán)格遵守保密制度,檔案資料非特殊批準(zhǔn),不允許外借和公開(kāi)。

5.3確保檔案資料安全,檔案室除客戶(hù)文檔管理員外,禁止他人入內(nèi)。

5.4客戶(hù)文檔由營(yíng)銷(xiāo)公司設(shè)兼職客戶(hù)文檔管理員一名,實(shí)行專(zhuān)人負(fù)責(zé)制。